El pasado 7 de Noviembre hice 2 meses como Product Maker en Dentaltix. Gracias al finde largo he tenido la oportunidad de dedicar un buen rato a reflexionar, escribir y ordenar todas esas cosas que en el día a día no da tiempo a desarrollar pero a las que es importante prestar atención, pues es donde están los aprendizajes.

Hacer balance de estas últimas semanas no es fácil, ya que tengo la sensación de que han sido muchas más por su intensidad. Con la nueva aventura laboral se ha juntado el arranque del Curso de Diseño de Interacción en la Nave Nodriza, que tengo el privilegio de co-coordinar junto a un gran equipo. Dejo para otro artículo todo lo que estoy aprendiendo de ellas y de los estudiantes, porque da para largo ?

Antes de empezar con este año que prometía ser tan interesante escribí a unas cuantas personas del sector a las que admiro y respeto pidiéndoles un café virtual para contarles en que consistía esta nueva etapa y pedirles algunos consejos sobre como afrontarla. A todas ellas (no las menciono porque con mi cabeza me dejaría a alguien, ellas saben quiénes son) les doy las gracias muy fuerte por su generosidad, ya que esa colección de recomendaciones y reflexiones me hicieron comenzar algo más segura.

El título de este artículo – Honrar el pasado, disfrutar del presente, desear el futuro – fue una frase que me regaló Isa y que me parece perfecta, no solo para describir mi día a día sino para estructurar este artículo y compartir algunos aprendizajes de estos dos meses.

Honrar el pasado

En sus 5 años de vida, Dentaltix ha crecido hasta ser un equipo de unas 50 personas y duplicando la facturación cada año. Parte del éxito viene de haber sido los primeros en hacer las cosas diferentes en un sector muy tradicional, y el futuro pasa por seguir innovando y ofreciendo a nuestros usuarios la mejor experiencia de compra posible. Y aquí es donde empieza mi tarea como responsable de producto ?

Para entender el estado actual tanto de los procesos como del ecosistema de productos me he tomado muchos «cafés con postits» con diferentes personas del equipo. El propósito principal de estas reuniones ha sido tener «la foto de todo» desde los diferentes puntos de vista de las personas que forman parte del proceso en un punto u otro (logística, contabilidad, atención al cliente, etc.). Con esta foto hemos podido detectar las principales limitaciones para lo que ahora es uno de los objetivos principales de Dentaltix: la escalabilidad de procesos y productos.

En esta fase de comprensión han sido fundamentales varias cosas:

• Explicar lo que hago. Muchas personas del equipo no han trabajado nunca con alguien de producto o diseño. Viniendo de una empresa en la que todas éramos diseñadoras y researchers, también es una situación nueva para mí. Y a la que cuento lo que hago yo, pido que me expliquen lo que hacen ellas, así entiendo mejor los diferentes perfiles que conforman la empresa.
• Mantener una actitud de escucha con actitud de conocer y entender, no de juzgar. Para poder aportar soluciones primero es esencial entender el contexto en el que se han construido los procesos y se han tomado las decisiones. Preguntar los porqués de todo, pero sin entrar a valorar la decisión que se ha tomado en un momento dado.
• Trabajar junto al equipo en la detección de problemas. Hemos mapeado los procesos tal y como están a día de hoy para entender juntas donde están esas limitaciones a la escalabilidad y otros objetivos. Por ejemplo las partes de los procesos que pudiendo automatizarse, se realizan de forma manual por un motivo u otro. Nadie mejor que quien tiene la visión de los procesos desde dentro para ayudar a detectar fricciones.
• Hacer muchas preguntas explicando que hay partes de las que no sé nada. Por ejemplo, la primera vez que me senté con mi compañera de operaciones le pedí que me explicase hasta lo que era un albarán. Creo que tener una actitud de aprendizaje y preguntar por todos los detalles me ha ayudado a obtener mucha más información, ya que hay detalles que me han contado mis compañeras que no hubiera encontrado, por ejemplo, buscando los términos en Internet. Además es una forma de estructurar la conversación yendo de lo más general (qué es) a lo más específico (que función tiene dentro de nuestro proceso de trabajo).
• Entender cómo estamos en cuanto a tecnología. Es una pata fundamental del equipo y creo firmemente que Producto y Tecnología tienen que ir de la mano. Entender el contexto y las posibilidades en cuanto a la tecnología y si tenemos o no legacy que nos pueda limitar en un momento dado… Todo ello también ayuda a construir la foto general.

Diría que aquí la actitud es muy importante, si no fundamental. Si entras en un sitio nuevo (en el que mucha gente no tiene muy claro tu rol ni qué trabajo vienes a hacer) «como un elefante por una cacharrería», lo más lógico será que te pongas a gran parte del equipo en contra, o como poco, que tengan pocas ganas de colaborar. Me parece más inteligente un acercamiento humilde y comunicativo.

Disfrutar del presente

Estamos inmersas en una fase de abordar algunos problemas que llevaban bastante tiempo detectados pero a los que no se había prestado suficiente atención. Al no existir un equipo de producto, gran parte de la comunicación del equipo de stakeholders con tecnología se hacía en forma de peticiones. Esto hacía que se solucionasen problemas a corto plazo pero no se planteasen proyectos teniendo en cuenta el largo plazo, estableciendo un balance entre las peticiones recibidas y los proyectos en curso y priorizando en base a los objetivos de la empresa.

En esta fase estamos priorizando aquellos proyectos que combinan: escalabilidad de los procesos + ir eliminando limitaciones en tecnología y evolucionar lo que hay actualmente. Estas son algunos de mis aprendizajes del presente:

• Buscar ejemplos que me ayuden a explicar en lo que estamos trabajando. Cuanto más abstracto más importante es que el ejemplo ayude a apoyar el discurso. Planteamos una fase de arreglos en el back y cambios en la arquitectura que presentamos al equipo como «los cimientos» de la casa. Si das una charla muy técnica sobre los beneficios de una arquitectura sobre otra es muy posible que parte del equipo no te siga y desconecte, pero si explicas que tenemos un castillo sobre los cimientos que se harían para una casa de madera, todo el mundo entiende que es necesario trabajar en ellos de forma urgente para evitar que la casa se caiga. Además esto permite que el equipo haga suyo el discurso y se interese por el estado de los proyectos.
• Priorizar lo necesario por encima de lo apetecible. Algunos de los proyectos que estamos llevando a cabo ahora mismo no son los más retadores o interesantes desde el punto de vista de diseño, pero son fundamentales para el desarrollo y evolución del producto teniendo clara la visión de dónde queremos llegar. Es muy importante priorizar sin dejarnos llevar por hacer algo «molón» o que sea muy visible de puertas para fuera, ya que pueden ser piedras que pongamos en nuestro propio camino si no se hace en el momento adecuado.
• Facilitar la toma de decisiones en equipo. A partir del mapeo de los procesos y la búsqueda de los porqués que comentábamos en el apartado anterior. Trabajar junto a compañeras de los diferentes equipos está facilitando que en muchos casos, sean ellas mismas las que señalan cuales son esos problemas. Juntas trabajamos en posibles soluciones y algunas de ellas las incorporaremos al roadmap para abordar en un futuro.
• Acotar proyectos y estimarlos. Algo que es muy importante tanto para mí como para el resto del equipo es tener la sensación de que avanzamos, de que van saliendo cosas. En varios momentos de estas semanas he sentido que el reto es muy grande y que tengo demasiados frentes abiertos. A veces incluso me cuesta no bloquearme y centrarme solo en unos pocos. Definir muy bien los proyectos me ayuda a poner el foco en lo que estamos trabajando, además de poder dar visibilidad al resto del equipo de los avances.
• Elegir «que batallas pelear». Es algo que está relacionado con los frentes y bloqueos del punto anterior, ya que en esta fase de inmersión he ido viendo cosas que poco a poco sería bueno que cambiemos. Pero para poder hacerlo bien y sin provocar enfrentamientos con otros equipos hay que hacerlo bien, y dedicando mucho tiempo a explicar los porqués. Hacer un buen ejercicio de priorización ayuda a ver cuales son esas cosas que no tiene sentido abarcar en este momento y anotarlas para el futuro.

En definitiva, para poder disfrutar de un presente que está siendo intenso por la cantidad de información que recibo y los frentes que tengo abiertos está siendo fundamental la comunicación con el resto del equipo y la priorización de tareas y proyectos para no abarcar más de lo que podemos, ya que eso puede llevarnos a bloqueos, proyectos sin terminar y sensación de frustración.

Desear el futuro

Entre todos estos proyectos de migración, renovación y solución de cosas urgentes, también es importante sacar huecos para mirar al futuro y compartir visiones a medio y largo plazo. Ahora estamos inmersas en los presupuestos y planificaciones para el año que viene, por lo que este ejercicio, además de inspirador tiene que ser realista e ir alineado con los objetivos de negocio.

Gracias a este ejercicio están siendo unas semanas de mucha ilusión pensando en todo lo que queremos hacer en 2021 y a la vez de poner un precio a ese futuro y tener muchas conversaciones de cuales son las posibilidades que tenemos y hasta donde podemos invertir. No es la primera vez que planifico, estimo y presupuesto, pero siempre lo había hecho sobre un proyecto con un inicio y un final, no tanto sobre una propuesta de equipo y un trabajo más a largo plazo. De estos últimos días hay algunos aprendizajes que me gustaría destacar:

• Comunicar muy bien qué se quiere hacer, porqué y que impacto tendrá. No dar por hecho que se conocen los procesos, roles y metodologías, ya que no tiene porqué ser así. Y por supuesto animar a preguntar. A veces damos por sabidas algunas cosas y no las explicamos lo suficiente, por eso es muy importante guardar tiempo de la presentación para que las personas del equipo puedan resolver todas las dudas que tengan.
• Asegurarnos de que estamos alineadas con los objetivos de la empresa y que las expectativas están claras. En mi caso particular en el que este futuro supone una nueva forma de hacer y de plantear el producto digital, es fundamental contar con el apoyo y la confianza del CEO y del resto de stakeholders. Para eso también tenemos que ser capaces de hablar claro y comunicarnos con ellos en cuanto a expectativas y resultados, de manera que todos seamos muy conscientes de la dirección en la que estamos yendo y lo que supondrá para la empresa.
• Introducir sesiones o conversaciones sobre el futuro del producto, a veces de pura divergencia con diferentes personas del equipo. No siempre el objetivo de estas conversaciones tiene que ser algo tangible o definido, sino que simplemente nos pueden servir para alinear visiones y generar nuevas ideas sobre qué podemos hacer.
• Tener muy claro a dónde queremos llegar (objetivos de negocio) y qué cosas son importantes para conseguirlo. Sentar hoy unas buenas bases tanto en producto como en tecnología nos ayudará a avanzar más rápido el día de mañana, y sobre todo a que las cosas duren. Es el momento de dedicar tiempo al análisis y a tomar decisiones teniendo en cuenta tanto el contexto actual como tratando de anticiparnos al contexto futuro.
• Ir de la mano (muy fuerte) con el equipo de tecnología. Tan fuerte que a veces funcionemos como si fuéramos uno solo. Por ejemplo a la hora de dimensionar nuestros equipos, no tiene sentido hacerlo por separado, ya que si uno está sobredimensionado respecto al otro se crearán cuellos de botella. A la hora de tomar decisiones de tecnología también es muy importante la visión de producto, para que la elección condicione lo menos posible las soluciones que diseñemos. Por eso es fundamental la comunicación y colaboración entre los dos equipos.

El diseño de productos y servicios es un trabajo en equipo en el que cada persona que forma parte del proceso tiene cabida. Para mí está siendo una experiencia muy bonita la de introducir la cultura y metodología de producto en una empresa que hasta ahora hacía las cosas de manera diferente. Me gustaría dar las gracias a todas las personas del equipo de Dentaltix por la paciencia que están teniendo y por sus ganas de ayudar a mejorar los procesos y productos que ofrecemos a nuestros usuarios.

No me cabe duda de que nos esperan unos meses de hacer grandes cosas juntas, y por supuesto, de disfrutarlas.

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Este artículo está basado en mi experiencia, si quieres hacerme llegar la tuya estaré encantada, podemos seguir la conversación en twitter o puedes escribirme un mail. Cada persona es un mundo y todos los puntos de vista son interesantes.

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